Hello Bruges gebruikt cookies om uw surfervaring op deze website gemakkelijker te maken. Meer weten.
Goeie afspraken, goeie vrienden
inschrijven voor activiteiten
welke gegevens vragen we u bij inschrijving
  • Bij uw inschrijving vermeld u duidelijk de voornaam en familienaam van elke persoon/personen die u wenst in te schrijven.
  • Meestal vragen we ook uw lidnummer. In dat geval is deze activiteit ENKEL toegankelijk voor onze leden.
    Gebruik voor elke persoon het juiste, corresponderende lidnummer. U vindt het terug op uw lidkaart, of op de adresklever van ons tijdschrift.
wat indien ik geen internet heb

Sinds de herfst van 2018 verlopen de inschrijvingen voor onze activiteiten online (*).

Wie zelf niet online kan inschrijven, kan vragen aan een vriend, kennis, collega-lid, (klein)kind om de inschrijving online in te voeren.

Is dit ook niet haalbaar?  Dan kan u - op een vast tijdstip dat via onze Gidsenkroniek wordt aangekondigd - telefonisch inschrijven.  Zorg aub om alle nodige gegevens, zoals lidnummer, bij de hand te hebben.

(*) Volgens de ICT-enquête van Statbel, het Belgische statistiekbureau, is internetten voor 87% van de Belgische huishoudens een dagelijkse bezigheid, 92% stuurt en ontvangt emails (cijfers van maart 2018).
 

 

Betalen voor een activiteit
  • Schrijf éérst in
  • Wacht op een bevestiging van je inschrijving, want enkel indien je een bevestigingsmail ontvangt ben je 100% zeker van je inschrijving.
  • Pas na ontvangst van de bevestigingsmail betaal je, maar dan ook zo snel mogelijk.
  • Vermeld in de betalingsmededeling aub expliciet en enkel wat je wordt gevraagd in de bevestigingsmail. 
    Gewoonlijk is dit het lidnummer, de datum van de activiteit, de activiteit én naam en voornaam van elke persoon voor wie je betaalt (in deze volgorde).

Een juiste betalingsmededeling vergemakkelijkt de administratieve verwerking voor ons aanzienlijk!

Betaalt u niet binnen de 7 kalenderdagen na inschrijving?
Dan behouden wij ons het recht voor om uw inschrijving te annuleren en uw plaats toe te wijzen aan een andere kandidaat.

aanmelden bij de start van een activiteit

We vragen u om zo'n 10 minuutjes voor het start-uur aanwezig te zijn. Eerder heeft geen zin (dan zijn we er waarschijnlijk zelf nog niet), later ook niet (dan houdt u een groep nodeloos op).

Wanneer u aankomt, meldt u zich aan bij de verantwoordelijke. Die herkent u makkelijk aan het Hello Bruges-hesje.

  • Zorg dat u uw lidnummer bij de hand heeft.
  • Zorg ook dat u uw bevestigingsmail (inschrijving) bij heeft.
    • Dit mag gerust op uw smartphone zijn.
    • Indien u een papieren versie meebrengt, dan volstaat het om het blad af te drukken waarop uw persoonlijke gegevens vermeld zijn.
  • De verantwoordelijke zal u uw gids aanduiden.  Gezien de reglementering van de stad Brugge op het maximum aantal gasten per gids, vragen we u met aandrang om enkel met de u aangeduide gids mee te stappen, en niet op eigen initiatief naar een andere gids te stappen.  We willen onze gidsen, die pro bono voor u gidsen, zeker niet geschorst zien omdat ze met een te grote groep op stap zouden zijn.
wat indien ik onverhoopt moet annuleren

Kun je onverhoopt niet naar de activiteit komen?

Informeer zo snel mogelijk schriftelijk, liefst met mail, de verantwoordelijke voor die uitstap met in cc de secretaris van de vereniging.

  • De verantwoordelijke offreert je plaats(en) aan de eerstvolgende(n) op de wachtlijst. Stuur dus zelf geen vervanger, want de vrijgekomen plaats komt éérst toe aan wie op de wachtlijst staat.
  • Is de wachtlijst uitgeput, dan kan de verantwoordelijke je voorstellen zelf een vervanger te sturen, die natuurlijk ook lid moet zijn (of meteen worden)..

En wat dan met het al betaalde inschrijfgeld?

  • Annuleer je 7 dagen (168 uren) of langer voor het startuur van de activiteit, dan krijg je het al betaalde inschrijfgeld, min de al gemaakte kosten (*) terug.
  • Annuleer je minder dan 7 dagen (168 uren) voor het startuur, dan krijg je de al betaalde inschrijfsom, min de al gemaakte kosten (*), én min de administratiekosten (**) terug.
  • Je annuleerde vooraf niet schriftelijk en je bent afwezig op het startuur van de activiteit, dan kunnen we je jammer genoeg niet terugbetalen.

(*) De gemaakte kosten worden eveneens terugbetaald als we je plaats opnieuw kunnen toewijzen (wachtlijst).
(**) De administratiekosten bedragen 20 % van het inschrijfgeld met een minimum van 10 euro.

Voor sommige activiteiten is de annulatietermijn van 7 dagen niet haalbaar (bijvoorbeeld voor een meerdaagse reis). In dat geval staat de annulatietermijn die van toepassing is expliciet bij deze activiteit vermeld.

varia
Worden er foto's gemaakt?
De vereniging maakt soms foto’s en filmbeelden van de activiteiten en de deelnemers. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor de website, Facebookpagina, brochures, flyers en tijdschriften van de vereniging en publicitaire doeleinden. Wie wenst dat zijn/haar portret niet (herkenbaar) gebruikt worden, meldt dit voor de start van de activiteit aan de verantwoordelijke.
wat met mijn persoonsgegevens

Hello Bruges – Gidsenkring Brugge vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met per-soonsgegevens. Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw
’t Zweerd 10
8000 Brugge
secretaris  at  gidsenkringbrugge  punt  com
 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten of diensten, klanten, leveranciers.
 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

  • Ledenadministratie en dienstverlening aan leden.
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw
  • Verzorgen van opleidingen
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
  • E-tijdingen (alleen voor gidsen)
  • Occasionele e-mails met een aanbod voor activiteiten of nuttige informatie (die direct aansluit bij de werking van de vereniging)
  • Papieren tijdschrift ( Brugse Gidsenkroniek)
  • Digitaal tijdschrift (Gidsentijdingen - alleen voor gidsen)


In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken. Ze zijn  noodzakelijk om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. 

  • Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres,
  • Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
  • Bankrekeningnummer (voor gidsen -occasioneel voor andere leden)
  • Voor gidsen: mobiel telefoonnummer. Dit telefoonnummer kan aan klanten gegeven  om direct contact te kunnen hebben met de gids.


Foto- en filmmateriaal

Het gaat hier over foto- en filmmateriaal met gerichte beelden dat in opdracht van de vereniging wordt gemaakt (of nadien aan ons verstrekt wordt) tijdens activiteiten van de vereniging ( wandelingen, uitstappen, vieringen enz.)

Gerichte beelden zijn beelden waarbij de persoon of personen in kwestie gericht in beeld zijn genomen en duidelijk herkenbaar zijn( close-up, beeld is ge-focust op die bepaalde persoon, de foto is geposeerd, groepsfoto, …).

De deelnemers aan boven vernoemde activiteiten stemmen toe dat dit foto- en/of filmmateriaal kan gebruikt worden in eigen publicaties, eigen website, als promomateriaal.

Foto’s (films) met gerichte beelden worden niet aan derden bezorgd zonder toestemming van de betrokkenen (= deelnemers die herkenbaar zijn op het materiaal).

Verzamelen persoonsgegevens

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. Voor fotomateriaal: zie vorige paragraaf

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.


Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken alleen indien dit noodzakelijk is voor de werking van de vereniging
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het ( beveiligd) opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider).
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen geen persoonsgegevens met andere externe partijen, tenzij expliciet bij de activiteit aangekondigd, en dan ook enkel voor deze activiteit. 

Wij zullen de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.


Bewaartermijn

Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan :
maximaal 5 jaar na laatste gebruik.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en be-scherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

  • U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. 
  • Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 
 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
 Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
 Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
 commission@privacycommission.be
 

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Hello Bruges - Gidsenkring Brugge vzw  kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via onze tijdschriften

 

Brugge, 1 juli 2018